> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://spsvn.gitbook.io/product-docs-1/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://spsvn.gitbook.io/product-docs-1/huong-dan-cai-dat-va-cau-hinh-quan-tri-vien/cau-hinh-he-thong/thiet-lap-nhom-lam-viec-workgroup.md).

# Thiết lập Nhóm làm việc - Workgroup

### Work Group là gì?

Khi **Work Group = Bật**, hệ thống sẽ tự động xác định **đúng người xử lý theo đơn vị/chi nhánh của người đang thực hiện quy trình**.

Tính năng này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có mô hình **Tập đoàn, Tổng công ty, chuỗi cửa hàng hoặc nhiều công ty/chi nhánh trên toàn quốc**.

#### Ví dụ dễ hiểu

Doanh nghiệp có một **Quy trình Đề nghị mua hàng** áp dụng chung cho toàn hệ thống.

Đến bước **Lựa chọn nhà cung cấp**, hồ sơ cần chuyển đến **Ban Mua sắm tại Hội sở**. Tuy nhiên, trong Ban Mua sắm, mỗi nhân sự lại phụ trách một số công ty hoặc chi nhánh khác nhau.

Khi vai trò **Ban Mua sắm** được bật **Work Group**, hệ thống sẽ tự động:

**Người tạo đề nghị thuộc Chi nhánh A → chuyển đến người phụ trách Chi nhánh A**

**Người tạo đề nghị thuộc Chi nhánh B → chuyển đến người phụ trách Chi nhánh B**

**Người tạo đề nghị thuộc Công ty thành viên C → chuyển đến người phụ trách Công ty C**

#### Giá trị mang lại

Nhờ Work Group, doanh nghiệp chỉ cần thiết kế **01 quy trình duy nhất cho toàn hệ thống**.

Hệ thống sẽ tự nhận diện cơ cấu tổ chức và tìm **đúng người phụ trách tương ứng theo từng đơn vị/chi nhánh**, thay vì phải tạo riêng nhiều quy trình cho từng công ty hoặc từng địa điểm.

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2Fx0yBirLPGV58aDwGHgZf%2Fimage.png?alt=media&amp;token=e709cdd4-5545-42ba-950c-df11c5a9c7f0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2FNTVzG4VgFJpJpXdLjl8x%2Fimage.png?alt=media&amp;token=d615cad2-0d6f-4877-9862-f3dbd62b4a3f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Hiểu đơn giản:**

> **Một quy trình chung – tự động đi đúng nhánh – tìm đúng người phụ trách theo từng đơn vị.**<br>

**Cách 1: Nhập thông tin trực tiếp trên phần mềm:**&#x20;

1. Từ menu Setting, chọn Workgroup:&#x20;

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2FWdIj4I5cYaa06BWjiJqn%2Fimage.png?alt=media&amp;token=ed22da4e-c9ad-4e23-800a-a31e9449d5ba" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

2. Chọn **+ Thêm mới** để thêm mới 1 workgroup&#x20;
3. Nhập các thông tin&#x20;
   1. Tiêu đề: Tên đầy đủ của WorkGroup&#x20;
   2. Nhập giá trị viết tắt: Mã code của WorkGroup

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2FQ37a2Lo3fOPol4RR8LTb%2Fimage.png?alt=media&amp;token=6e898d2c-1a2f-4c31-acdf-468df55f7a3b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Chọn \<Tạo>: để lưu các thông tin đã nhập&#x20;

**Cách 2: Nhập các thông tin trên SharePoint list:**&#x20;

1. Từ menu Setting, chọn Workgroup
2. Chọn SharePoint List

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2Falx0fEfQQQjONUI7fSD0%2Fimage.png?alt=media&amp;token=375f2e27-a89d-400d-b2a3-0b4471814e1c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3. Từ màn hình của list WorkGroup, chọn + Mới để thêm từng WorkGroup hoặc Chỉnh sửa ở dạng xem lưới để thêm nhiều WorkGroup một lúc&#x20;

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2FU32cv7zHdKrvBWRWl5GJ%2Fimage.png?alt=media&amp;token=fa53051b-9ef4-4bab-8492-80e264d6382c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

4. Nhập các thông tin tương tự như khi thêm mới trên phần mềm.&#x20;
5. Nếu các thông tin mới nhập không hiện ra trong danh sách, Chọn Admin.  Danh sách các WorkGroup sẽ hiển thị trong list.&#x20;

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2FfusyMTbP3wA5sqHeWEVt%2Fimage.png?alt=media&amp;token=7119c89d-af8d-4d54-b0e1-fd9558c11858" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<mark style="color:red;">Chú ý: Danh sách workgroup đươc thiết lập tương ứng với các cửa hàng/chi nhánh/ Công ty thành viên theo cơ cấu tổ chức của tổ chức, hạn chế việc thay đổi</mark>