# Thiết lập User Profile

Quy tắc thiết lập User Profile:&#x20;

* Mỗi người dùng có thể có một hoặc nhiều Profile tương ứng với các vai trò phê duyệt và bộ phận làm việc khác nhau&#x20;
* Nếu 1 user kiêm nhiệm nhiều vị trí thuộc nhiều phòng ban khác nhau thì cần tạo nhiều Profile khác nhau tương ứng với mỗi phòng ban và chọn một Profile làm Profile chính.&#x20;
* Nếu 1 user có nhiều vai trò phê duyệt khác nhau nhưng chỉ thuộc một phòng ban/bộ phận => có thể tạo 1 Profile và trong phần Vai trò phê duyệt (Roles Group) có thể chọn nhiều Roles.&#x20;

**Cách 1: Nhập thông tin trực tiếp trên phần mềm:**&#x20;

1. Từ Menu **Setting** chọn **User Profile**.&#x20;
2. Chọn **+ Thêm mới** để thêm mới 1 User Profile.&#x20;
3. Nhập thông tin người dùng theo thứ tự các bước trên hình&#x20;

   1. Tên đăng nhập Microsoft 365: nhập tài khoản người dùng đã được tạo trên Microsoft 365&#x20;
   2. Tên hiển thị: Tên hiển thị trên SP365&#x20;
   3. Mã nhân viên : Đặt mã nhân viên duy nhất (nếu có) &#x20;
   4. Chức vụ: chức danh của người dùng – chọn từ các giá trị đã tạo trong danh sách Job Title&#x20;
   5. Phòng ban: chọn phòng ban công tác tương ứng với profiles user hiện thời&#x20;
   6. Chọn User này quản lý phòng: tích chọn nếu user là quản lý của phòng ban (người có vai trò phê duyệt cao nhất trong 1 phòng ban)&#x20;
   7. Vai trò phê duyệt: chọn vai trò từ các giá trị đã tạo trong danh sách Roles Group. ( có thể chọn nhiều vai trò)&#x20;

   <figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2FYiPmPgNTdqU1pp3iegFx%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=48ade9f3-9e8c-4506-bfea-bc190e5f17b7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
4. Chọn **\<Tạo>**: để lưu các thông tin đã nhập&#x20;

**Cách 2: Sử dụng Import:**

1. Từ menu Setting, chọn Nhân sự
2. Chọn Import

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2F420wMR8daQkOpFakoegy%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=431fedc6-ef39-4164-9b51-7e8dbddf993b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

3. Từ màn hình "Tải lên danh sách Cơ cấu tổ chức", chọn "Tải xuống biểu mẫu"
4. Hoàn thành thông tin theo file mẫu
5. Lựa chọn "Tải lên biểu mẫu", chọn file đã nhập đủ thông tin

<figure><img src="https://2462019127-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F71lCQurVmuzyJhE2SjGT%2Fuploads%2F1tnBY9zjjTEQ6OyDvei7%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=5f1636e5-8733-42f4-a15b-bff38a43f0bf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

5. Kiểm tra lại thông tin sau đó bấm "Tải lên"

<mark style="color:red;">Lưu ý:</mark>

* Sau khi Tải lên, nếu quá trình import có lỗi trên màn hình có hiển thị trạng thái và mô tả cụ thể (VD: Sai mã phòng ban, sai mã chức danh, sai mã vai trò,...)
* Phần mềm chỉ import những bản ghi có trạng thái Thành công và bỏ qua tất cả bản ghi Thất bại, nếu tệp bị lẫn cả user import thành công và thất bại quản trị viên lựa chọn xử lý theo một trong những cách sau:
  * Cách 1: Xóa toàn bộ user đã import, sửa file template và import lại
  * Cách 2: Dựa vào báo cáo trên phần mềm, lọc riêng User thất bại để sửa code và import trong những lần tiếp theo
