Cấu hình chức năng của văn bản
Để sử dụng được chức năng văn bản, trước khi cấu hình loại văn bản, Admin nên thiết lập các thông tin sau:
1. Chữ ký cho từng user:
Hiện tại, hệ thống cho phép admin thêm chữ ký ảnh cho từng người dùng, với mục đích sử dụng cho các văn bản phê duyệt nội bộ (không có tính pháp lý khi gửi cho đối tác do không có CA).
Bước 1: Trong SharePoint, chọn list “Users_Electronic_Signature”,
Bước 2: Điền các thông tin sau:
- Title: Tên người dùng: điền bất kỳ (trường này không dùng để lookup, chỉ dùng để phân biệt khi admin xem list)
- Signature: Chữ ký ảnh – convert từ ảnh sang base64, có thể dùng ảnh removed background, dung lượng nhỏ.
- UserAD: Tài khoản M365 của người dùng có chữ ký.
2. Tạo folder lưu file sau khi trình ký:
Với mỗi Văn bản, tùy thuộc vào mục đích sử dụng, sau khi trình ký sẽ được lưu trữ ở một hoặc một vài thư mục khác nhau. Admin cần thiết lập các thư mục lưu trữ trước khi cấu hình văn bản.
Bước 1: Vào SharePoint, chọn list “Category_UrlFolderDMS”.
Bước 2: Thêm thông tin cho các Folder lưu trữ:
- Title: Tên của folder, ví dụ: Văn bản Phòng hành chính, Thông báo chung…
- FolderUrl: Link SharePoint của Folder, có thể ở khác site với site lưu trữ CSDL của SP365, thường là Folder trong DMS của công ty.
Điều kiện cần: Người duyệt cuối cùng của 1 luồng trình ký phải có quyền Edit cho folder.
3. Nhập các trường thông tin bắt buộc hoặc các trường thông tin lookup
Với các biểu mẫu mà đơn vị chưa có sẵn dưới dạng file Word, để đơn giản hơn cho việc tạo biểu mẫu, admin nên tạo trước các trường thông tin bắt buộc từ trước. Ví dụ: tiêu đề, biểu ngữ,
Cách nhập các trường thông tin.
Bước 1: Vào Setting => Cấu hình chức năng => Cấu hình trường dữ liệu văn bản.
Bước 2:
Cách 1: Chọn “Thêm mới” để thêm từng trường:
Cách 2: Vào SharePoint, chọn list: “WF_Document_PrintTemplateFields” để thêm nhiều trường bằng cách import Excel hoặc copy từ Excel.
Các trường mặc định thường dùng và các giá trị cần điền trong các cột như sau:
File Excel các trường thường dùng (dùng để import lên SharePoint list):
Admin có thể copy danh sách vào SharePoint list để thiết lập được nhanh chóng:
Tiêu đề
Giá trị (ValueField)
ValueDependOndoc
Kiểu dữ liệu (DataType)
DataFormat
QuocHieu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
FALSE
Text
TieuNgu
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
FALSE
Text
NoiDungVanBan
Content
TRUE
Text
NgayThangNamTao
Created
TRUE
Datetime
dd/MM/yyyy
NgayTao
Created
TRUE
Datetime
dd
ThangTao
Created
TRUE
Datetime
MM
NamTao
Created
TRUE
Datetime
yyyy
TieuDe
Title
TRUE
Text
SoVanBan
DocNum
TRUE
Text
LoaiVanBan
WorkFlow_Name.LookupValue
TRUE
Text
Nơi nhận text
Nơi nhận:
FALSE
Text
Ngày
Ngày
FALSE
Text
Tháng
Tháng
FALSE
Text
Năm
Năm
FALSE
Text
Quyết định
QUYẾT ĐỊNH
FALSE
Text
Tờ trình
TỜ TRÌNH
FALSE
Text
Thông báo
THÔNG BÁO
FALSE
Text
Báo cáo
BÁO CÁO
FALSE
Text
Chỉ thị
CHỈ THỊ
FALSE
Text
TenCongTy
CÔNG TY A
FALSE
Text
TenPhongBan1
Phòng 1
FALSE
Text
TenPhongBan2
Phòng 2
FALSE
Text
Ban TCĐT
BAN TÀI CHÍNH ĐẦU TƯ
FALSE
Text
Số
Số:
FALSE
Text
Về việc
Vv:
FALSE
Text
TUQ
TUQ. Tổng Giám đốc
FALSE
Text
NgayHoanThanh
StepFinishDate
FALSE
Datetime
dd
ThangHoanThanh
StepFinishDate
FALSE
Datetime
MM
NamHoanThanh
StepFinishDate
FALSE
Datetime
yyyy
Nguoitao
Author_Profile:Title
TRUE
Lookup
Department
Department_Request.LookupValue
TRUE
Lookup
NgayBanHanh
NGAY_BAN_HANH
TRUE
Datetime
dd tháng MM năm yyyy
Ngày ban hành nhánh 1
N1_NGAY_BAN_HANH
TRUE
Datetime
dd tháng MM năm yyyy
Bước 3: Sau khi đã thêm các item vào SharePoint list, admin quay trở lại phần mềm và vào Setting => Clear Cache