Cấu hình Email

Chức năng nhận thông báo qua email là chức năng được phát triển trên nền tảng quản trị doanh nghiệp SP365 cho phép người dùng nhận thông báo qua tài khoản email Microsoft dùng để đăng nhập lên hệ thống. Chức năng này chỉ dùng được cho người dùng được cấp bản quyền Microsoft 365 (người dùng unlicense không có hòm mail Outlook nên không dùng được chức năng này)

I. Cấu hình và đăng ký ứng dụng trên Azure portal

1. Truy cập vào hệ thống Azure portal qua đường dẫn: Azure Portal Chú ý chỉ có những tài khoản có quyền "Azure Administrator" mới thực hiện được tính năng này.

2. Sau khi truy cập vào hệ thống Azure Portal, và thực hiện đăng ký App registrations trên EntraID.

1. Chọn App Registrations để thực hiện đăng ký ứng dụng

Chọn New registration để đăng ký ứng dụng

1. Sau khi chọn New điền thông tin trên giao diện tên của ứng dụng và đăng ký

Nhập thông tin và chọn Register

1. Sau khi đăng ký thành công, ghi nhớ thông tin quan trọng trong hệ thống Application

1. Ghi nhớ thông tin: Application (client) ID và Directory (tenant) ID

Lưu trữ lại mã thông tin của Application (client) và Directory (tenant) ID

1. Đăng ký Quyền gửi email trong hệ thống

Đăng ký Permissions cho ứng dụng

Grant admin consent quyền cho ứng dụng

1. Đăng ký và tạo Certificates & secrets

Vào Menu Certificates & secrets để tạo

Ghi nhớ value để đưa và lưu trên Sharepoint List của tổ chức

II. Cấu hình tài khoản gửi email hệ thống trên Sharepoint List

SP365 chỉ dùng một tài khoản email duy nhất để gửi thông báo đến cho tất cả các user. Admin cần thiết lập tài khoản này trước khi người dùng bật tính năng nhận thông báo qua email

B1: Tại menu Setting, click chọn <Cấu hình Email>

B2: Chọn <Thêm mới>

B3: Nhập các thông tin yêu cầu:

Lưu ý:

- Tài khoản email gửi bắt buộc phải có license. Sử dụng các thuộc tính Application (client) ID và Directory (tenant) ID và Certificates & secrets

Nhập các thông tin được khởi tạo

Trong đó:

• Tiêu đề: User Name hiển thị khi gửi thông báo cho người dùng

• Email: tài khoản email (có thể là email M365 hoặc bất kỳ hệ thống email nào khác)

• ClientId: Copy thông tin từ Application (client) ID

• Tenant: Copy thông tin từ Directory (tenant) ID

• ClientSecret: Copy từ Certificates & secrets

Bước 4: Chọn <Kiểm tra tính năng gửi email> và nhập địa chỉ email nhận thông báo, ấn <Xác nhận>

Bước 5: Đăng nhập hòm mail và kiểm tra (Email đến và Email rác). Email test thành công sẽ có dạng như sau

III. Cài đặt thông báo cho người dùng

Bước 1: Chọn biểu tượng thông báo trên Menu tính năng:

Bước 2: Chọn biểu tượng Cài đặt và chọn các tính năng thông báo muốn nhận.