Khi sử dụng phần mềm, bên cạnh việc đính kèm tài liệu lên quy trình bằng cách gắn link SharePoint Online, sẽ có nhiều trường hợp người dùng cần đính kèm từ file lưu trong máy tính cá nhân. Để giúp cho việc quản lý các tài liệu được upload lên hệ thống, khi kích hoạt phần mềm SP365, hệ thống sẽ tạo sẵn 02 list để lưu các tài liệu được upload lên từ máy tính cá nhân với 2 mục đích khác nhau.
Lưu trữ tài liệu dạng "File"
List lưu trữ các file được upload vào trường thông tin có dạng dữ liệu là "File".
Người dùng (người gửi/người nhận) có thể thêm/sửa/xóa nội dung của file sau khi được đính kèm lên quy trình.
Quản trị viên không cần can thiệp và cài đặt phân quyền của list này.
Lưu trữ tài liệu dạng "Tài liệu (Read Only)"
List lưu trữ các tài liệu chỉ cho phép người dùng (người gửi/người nhận) đọc sau khi đính kèm lên quy trình. Người dùng không thể thay đổi thông tin của tài liệu.
Quản trị viên cần chỉnh sửa phân quyền cho list này trước khi người dùng sử dụng. (khi kích hoạt, list này có mức độ phân quyền tương tự list bên trên do SharePoint Online không cho phép can thiệp sâu vào phân quyền của list).
