[ADD_ITEM_LIST] Sự kiện thêm mới Item trên SharePoint List để kích hoạt Power Automate

Trong SP365, sau khi một nghiệp vụ được duyệt hoặc bị từ chối, hệ thống có thể tự động tạo một bản ghi mới (Add New Item) vào một SharePoint List trung gian.

1. Mục đích của sự kiện Add New Item trong SP365

Trong SP365, sau khi một nghiệp vụ được duyệt hoặc bị từ chối, hệ thống có thể tự động tạo một bản ghi mới (Add New Item) vào một SharePoint List trung gian.

👉 Mục đích chính của hành động này là:

Kích hoạt Trigger “When an item is created” của Power Automate một cách chính xác và ổn định

Thay vì để Power Automate bắt trực tiếp các sự kiện phức tạp (update, thay đổi trạng thái, nhiều lần chỉnh sửa…), SP365 chủ động phát sinh một sự kiện “thêm mới” – là trigger đáng tin cậy nhất của SharePoint.

Hình ảnh khởi tạo sự kiện (ADD_ITEM_LIST)

Kết quả của sự kiện khi thực hiện

Như ở đây là kết quả xử lý lưu lại ID của 1 bản ghi trong Sharepoint list, từ dữ liệu này Automate dễ dàng có thể đọc được toàn bộ dữ liệu trong bản ghi của 3664 và 3665 và xử lý tiếp nghiệp vụ tự động hóa bằng giao diện và sức mạnh của Automate.

2. Sự kiện được sử dụng như thế nào trong quy trình SP365?

Luồng hoạt động tổng quát

Hoàn thành duyệt / từ chối nghiệp vụ
        ↓
SP365 tạo mới 1 item trên SharePoint List (Event List)
        ↓
Power Automate bắt trigger Add New Item
        ↓
Power Automate xử lý dữ liệu nghiệp vụ

Ý nghĩa của bản ghi Add New Item

Bản ghi được tạo ra không phải dữ liệu nghiệp vụ gốc, mà đóng vai trò là:

• Một tín hiệu nghiệp vụ

• Một điểm kích hoạt tự động hóa

• SP365 được chuẩn hóa và lưu trong sharepoint list Automate dễ dàng đọc bằng kéo thả.

---

3. Dữ liệu Power Automate nhận được gồm những gì?

Khi SP365 tạo mới item trên SharePoint List, hệ thống sẽ đính kèm đầy đủ ngữ cảnh nghiệp vụ, bao gồm:

• ID quy trình

• Trạng thái nghiệp vụ (Đã duyệt / Từ chối)

• Các trường thông tin dữ liệu nghiệp vụ

• Danh sách file liên quan

• Người thực hiện và thời gian hoàn thành

• Metadata hoặc bảng dữ liệu phục vụ xử lý

• ..........

👉 Nhờ cơ chế này, Power Automate luôn nhận được dữ liệu chính xác, đầy đủ và đúng thời điểm, không phụ thuộc vào lịch sử chỉnh sửa hay version của SharePoint.

---

4. Ví dụ các kịch bản sử dụng thực tế

Ví dụ 1: Tổng hợp báo cáo và gửi email cho đối tác

Kịch bản

• Người dùng hoàn thành duyệt nghiệp vụ trên SP365

• SP365 tự động tạo một item mới trong SharePoint List sự kiện

Power Automate thực hiện

1. Bắt trigger Add New Item

2. Lấy danh sách các file báo cáo liên quan trong SP365 được tổ chức trên List

3. Tổng hợp dữ liệu từ các file cần thiết

4. Tự động gửi email báo cáo cho đối tác

---

Ví dụ 2: Cập nhật phần mềm quản lý tài sản

Kịch bản

• Quy trình mua sắm và tiếp nhận tài sản được duyệt

• SP365 tạo mới một bản ghi sự kiện trên SharePoint List

Power Automate thực hiện

1. Nhận dữ liệu tài sản từ item mới

2. Chuẩn hóa thông tin (mã tài sản, giá trị, phòng ban…)

3. Gửi dữ liệu sang phần mềm quản lý tài sản hoặc cập nhật Dataverse / hệ thống nội bộ

---

👉 Toàn bộ được thực hiện ngầm, không ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.