Power Automate bắt sự kiện CRUD trên SharePoint List

So sánh ưu/nhược điểm khi dùng Power Automate bắt sự kiện CRUD trên SharePoint List

1. Tổng quan

Power Automate là một công cụ tự động hóa quy trình mạnh mẽ trong hệ sinh thái Microsoft 365. Một trong những điểm mạnh nổi bật của Power Automate là khả năng:

• Tích hợp sâu với các nguồn dữ liệu trong M365 như SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook, Dataverse…

• Xử lý trigger dựa trên sự kiện CRUD từ SharePoint List/Library.

• Không yêu cầu phát triển code, giúp người dùng nghiệp vụ dễ triển khai.

---

✅ 2. Ưu điểm khi bắt sự kiện từ SharePoint List

✔ Power Automate bắt sự kiện tạo mới (Add-New) rất tốt

• Trigger When an item is created không chỉ chính xác mà còn đảm bảo đầy đủ ngữ cảnh của item mới.

• Luồng workflow được kích hoạt ngay khi item được thêm vào list.

• Ít gặp lỗi sai sót về dữ liệu hay thiếu dữ liệu so với item gốc.

✔ Tích hợp đa nguồn / đa nền tảng

• Kết nối được với nhiều dịch vụ trong M365.

• Có thể mở rộng logic tự động hóa ( gửi email, cập nhật Teams, ghi log vào Excel/Dataverse…).

✔ Không cần code

• Người dùng kinh doanh hoặc admin có thể xây dựng quy trình tự động mà không cần dev.

• Có sẵn hàng trăm connector hỗ trợ mở rộng tính năng.

---

⚠️ 3. Hạn chế khi bắt sự kiện sửa (Update) item

Tuy Power Automate mạnh khi bắt sự kiện tạo mới, nhưng khi bắt sự kiện sửa item (When an item is modified) thì có một số bất cập như sau:

❗ Trigger sửa item có thể bỏ qua

• Nếu item được sửa liên tục trong một khoảng thời gian ngắn, Power Automate có thể:

  • Không kích hoạt đủ tất cả các lần thay đổi

  • Bỏ qua trigger nếu item được cập nhật trước khi workflow trước hoàn tất

  • Điều này xuất phát từ cách Power Automate gộp các thay đổi gần nhau để tối ưu thực thi

❗ Ngữ cảnh thay đổi không luôn chính xác

• Khi sửa item nhiều trường cùng lúc, workflow có thể không cung cấp đủ thông tin khác biệt giữa phiên bản cũ và mới.

• Một số giá trị field có thể không phản ánh đúng trạng thái thực tế tại thời điểm trigger.

❗ Điểm đặc thù của SharePoint

• SharePoint List/Library có hệ thống versioning:

  • Việc Power Automate bắt sự kiện update đôi khi phản ánh version cũ hơn hoặc bị trễ.

  • Nếu nhiều user/process edit cùng lúc, hành vi trigger không luôn đồng bộ.