2.3.3.Phân quyền tài khoản thường không xem được item của list và không thao tác với list/document

Bước 1: Từ 1 trang bất kỳ trên SharePoint, chọn biểu tượng ⚙ ở góc phải màn hình và chọn “Site Permission” sau đó chọn Advanced permissions settings.

Bước 2: Tại đây, bạn sẽ nhìn thấy toàn bộ các nhóm user với các mức độ phân quyền cho list/document đang chọn. Chọn “Permission Levels” để xem các loại phân quyền.

Lưu ý: chỉ có tài khoản có quyền Owner hoặc Admin mới xem được Permission Levels.

Bước 3: Chọn “Add a Permission” để thêm mức độ phân quyền mới. Sau đó tích chọn các option quyền như ảnh bên dưới.

Bước 4: Chọn Create (hoặc Submit) để lưu lại mức phân quyền mới.

Bước 5: Quay trở lại màn hình Advanced Permission Setting, chọn mức phân quyền mới cho “Tất cả mọi người trừ người dùng bên ngoài” và “Thành viên bên ngoài” (Tạo mới bằng "Create Group" nếu chưa có)

Bước 6: Tại góc phải màn hình chọn ⚙ sau đó chọn “Change the look” => Navigation => Site navigation visibility: Off.

Bước 7: Đối với các list tạo mới (không phải list có sẵn do hệ thống tạo trước từ khi kích hoạt), nếu như không muốn user xem được nội dung, Admin cần tạo bộ lọc để khi user mở list sẽ thấy 1 danh sách trống.

Mở list cần tạo filter, chọn “All Items*” và chọn “Edit Curent View”. All Items là view mặc định của hệ thống SharePoint, để tạo các dạng xem tùy biến cho cá nhân, admin có thể tạo thêm các dạng xem khác bằng cách chọn “+” bên cạnh All Items.

Bước 8: Trong màn hình cài đặt cho view, tại phần Filter, thiết lập filter ID=0.

(Ý nghĩa của filter: ID là số do hệ thống tự động sinh ra khi có item mới, bắt đầu bằng 0, do đó sẽ không có item nào có ID=0, khi user mở list ra sẽ thấy list trống)

Kết quả: Sau khi thiết lập mức phân quyền mới, trong trường hợp user có link vào các list, họ sẽ chỉ nhìn thấy 1 danh sách trống với bộ lọc ID=0 và không có khả năng xóa bộ lọc để xem các item, đồng thời không thấy thanh Navigation để truy cập nhanh vào các list khác.