4.Cấu hình hệ thống
Sau khi đã kích hoạt thành công phần mềm, admin cần bổ sung các thông tin cơ bản về người dùng, cơ cấu tổ chức để người dùng thật có thể sử dụng. Để quản trị phần mềm, hệ thống yêu cầu người dùng có quyền Site Admin của SharePoint Site đã tạo. Ngươi tạo ra site luôn có quyền Site Admin và sẽ tự động được thêm là người dùng đầu tiên của hệ thống. Nếu người quản trị chính của phần mềm không phải là Global Admin, có thể tham khảo tại đây để tạo và phân quyền Site Admin cho user khác trước khi cấu hình các danh sách.
Các Danh sách cần thiết lập:
Work Group - Nhóm làm việc: WorkGroup phục vụ cho việc phân luồng xử lý chính xác. Trong một tổ chức có nhiều công ty thành viên, trong các công ty thành viên có các phòng ban tương tự, WorkGroup giúp cho các luồng của quy trình công việc được đi đúng đến user của công ty tương ứng mà không bị nhầm lẫn sang công ty thành viên khác. Ví dụ: Một Tổng công ty có 2 công ty thành viên A và B, được chia thành 2 WorkGroup A và B. A và B đều có phòng Kế toán. Với một quy trình được sử dụng chung cho phòng Kế toán của cả tổng công ty, khi user Nhân viên kế toán gửi sẽ đi đến User Trưởng phòng kế toán. Do đã phân chia thành 2 WorkGroup A và B, luồng quy trình sẽ chạy gói gọn trong A hoặc B mà không bị nhầm lẫn người xử lý lẫn nhau.
Job Title - Chức vụ/ chức danh của một user: Hiển thị cùng với tên người dùng, dùng để dễ dàng phân biệt khi chọn người xử lý trong quy trình, công việc.
Roles Group/ Roles - Vai trò phê duyệt: có thể có các giá trị tương tự với JobTile, Roles Group có nhiệm vụ xác định vai trò của một user trong luồng phê duyệt. Với trường hợp kiêm nhiệm, một user có thể chỉ có 1 chức vụ (Job Title) nhưng có nhiều vai trò phê duyệt khác nhau (Roles)
Organization – Cơ cấu tổ chức: thông tin về cơ cấu tổ chức, phòng ban của tổ chức.
User Profile – Hồ sơ người dùng: Các thông tin của một người dùng với các thông tin bên trên. Với một người dùng kiêm nhiệm chức vụ ở nhiều phòng ban khác nhau, trên hệ thống cần tạo nhiều User Profile tương ứng với mỗi phòng ban
Last updated